VME’s, ofwel vereniging van mede-eigenaars, onderworpen aan de zogeheten appartementswet van 2 juni 2010, in werking van 1 september 2010. Alhoewel pas op 12 juli 2012 het KB verscheen met het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel die zou moeten gebruikt worden, en dit vanaf 1 januari 2013.
Wat is het nu juist?
Het gaat om appartementsgebouwen, waar een syndicus de gemeenschappelijke kosten beheert en verdeelt. Vanaf een mede-eigendom (zonder kelders, garages en parkeerplaatsen) van 20 of meer kavels dient er een specifieke, dubbele boekhouding te gebeuren. Het maakt het mogelijk dat de individuele rekening van elke mede-eigenaar op ieder tijdstip kan worden geraadpleegd. Indien de mede-eigendom onder de 20 kavels blijft, kan nog altijd worden geopteerd voor een vereenvoudigde boekhouding.
Een dubbele boekhouding?
Inderdaad, ook voor deze verenigingen gelden vergelijkbare regels als van een vennootschap of grote VZW. Dat houdt in dat er een band wordt gemaakt tussen een verantwoordingsstuk ( bv een factuur) en een financiële verrichting (de betaling op de bankrekening). De verantwoordingsstukken die enkel van intern belang zijn, worden 3 jaar bewaard. De verantwoordingsstukken die worden gebruikt als bewijsmiddel tegenover derden, moeten 7 jaar worden bewaard. Ook de boeken zelf moeten minstens 7 jaar worden bijgehouden. De bewaartermijn vangt aan op de eerste januari van het jaar dat volgt op de afsluiting. Alle verrichtingen worden in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek ingeschreven, al dan niet gesplitst in bijzondere hulpdagboeken.
En wat dan?
Er dient een balans te worden opgemaakt (ook inventaris genoemd), net als ondernemingen, met ook een overzicht van de gemaakte kosten. Tevens moet het algemeen rekeningstelsel dat gebruikt wordt binnen de VME voorhanden zijn. En uiteraard moet die ook worden goedgekeurd op de algemene vergadering.
Op diezelfde algemene vergadering kan ook de commissaris van de rekeningen worden aangesteld. Het is dus niet zo dat de taak voor het opstellen van de balans door de syndicus dient te gebeuren. Het is niet vereist dat dit door een boekhouder, accountant of revisor gebeurt, maar het dient wel degelijk een dubbele boekhouding, met aangepast MAR te zijn.
Voor verdere informatie, of voor informatie om ons aan te stellen als commissaris van de rekeningen kan je altijd contact met ons opnemen.
Alain Carels
Boekhouder-Fiscalist