Een veelvoorkomende kwestie die we regelmatig horen bij onze klanten betreft bewijslast. Zowel opmerkingen zoals “Als je vragen hebt over de facturen, stel ze gerust” als “de controleur kan toch afleiden dat…” hebben te maken met dit essentiële onderwerp.
Om als bedrijfskost fiscaal aftrekbaar te zijn, moeten we ons richten op artikel 49 van het Wetboek Inkomstenbelasting 92, zoals dit wettelijk is vastgelegd. Er zijn hierbij drie cumulatieve voorwaarden van belang.
Het indienen van een factuur en het voldoen aan de betalingsverplichting geeft weliswaar de omvang van het bedrag en het doel aan, maar onthult nog niet altijd het zakelijke verband met de activiteit. In gevallen waarin goederen of diensten buiten de economische activiteit vallen, kan dit verband minder duidelijk zijn. Dit kan leiden tot situaties waarin de controleur de aftrek van de kosten niet accepteert, omdat niet wordt voldaan aan de voorwaarden van artikel 49 van het WIB 92.
Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen, zoals de aankoop van een vat bier. Een café-eigenaar die dit koopt en daarna verkoopt, heeft een duidelijk verband met zijn zakelijke activiteit. In contrast, als een consultant een vat bier koopt en dit niet doorverkoopt, ontbreekt dit zakelijke verband.
Dit brengt ons bij het punt van bewijslast. In het geval van de consultant, moeten er aanvullende verklaringen worden verstrekt om de kosten als aftrekbaar te rechtvaardigen. Het is niet de taak van de belastingdienst om dit verband af te leiden; het is de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige om dit aan te tonen. Bij de meeste software die we gebruiken om facturen in te dienen, bestaat de mogelijkheid om opmerkingen aan facturen toe te voegen. Deze opmerkingen blijven verbonden met de factuur. Het is daarom van cruciaal belang om bij aankoopfacturen aan te geven voor welke verkoopfactuur de aankoop bedoeld was, welke klant hiervoor is bediend, of enige andere uitleg waarom deze kosten als zakelijk beschouwd moeten worden. We willen benadrukken dat de overheid bepaalde controlemaatregelen aanzienlijk heeft uitgebreid, waarbij in sommige gevallen tot zeven jaar teruggewerkt kan worden. Het is menselijk om na verloop van tijd te vergeten aan welk project er precies zeven jaar geleden is gewerkt, maar de software onthoudt de opmerkingen.
Een ander voorbeeld heeft betrekking op het bezitten van meerdere voertuigen, waarbij men aanneemt dat het ene voertuig uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en het andere voor privédoeleinden. Deze aanname is wijdverbreid, maar het toont niet daadwerkelijk aan dat het ene voertuig strikt voor zakelijk gebruik is en het andere uitsluitend voor privédoeleinden. Voor de belastingdienst geldt als bewijsmiddel alles behalve een eed. Dit betekent dat je niet simpelweg een getuige kunt vragen om te bevestigen dat je een voertuig uitsluitend zakelijk gebruikt en dit als bewijs kunt aanvoeren. Het meest overtuigende bewijsmiddel voor de belastingdienst is de rittenadministratie. Dit document legt gedetailleerd vast welke ritten zijn gemaakt, waar en wanneer, en toont het zakelijke verband aan. Hoewel dit wellicht enigszins omslachtig lijkt, bewijs je hiermee wel dat jouw claim klopt.
Maar wat als je geen factuur hebt? Dit heeft betrekking op het Wetboek Inkomstenbelasting, niet de BTW. De regels voor de BTW zijn anders en omvatten onder andere het vereiste van een factuur. In het geval van artikel 49 is een factuur niet noodzakelijk. Zolang je voldoet aan de voorwaarden van artikel 49, is dit voldoende. De betalingsbewijzen geven echter niet altijd aan wat er precies is gekocht. Denk aan een betalingsbewijs bij een tankstation. Dit bewijst niet per definitie dat het om een tankbeurt gaat, aangezien tankstations tegenwoordig vaak kleine supermarkten zijn waar je diverse aankopen kunt doen.
Een ander aspect is het ontbreken van betaling door de belastingplichtige zelf. In situaties waar geen dubbele boekhouding wordt gevoerd en er dus geen bank- of kasboek wordt bijgehouden, moeten deze gegevens nog steeds worden vastgelegd. Bankuittreksels moeten nog steeds worden bewaard en kunnen worden opgevraagd bij een fiscale controle. Hoewel bankuittreksels niet langer fysiek uit bankautomaten hoeven te worden gehaald, is een pdf-versie voldoende, mits deze de begin- en eindsaldi en gedateerde nummering bevat. Tijdens een controle wordt vaak een csv- of excelbestand gevraagd, maar dit betekent niet dat de verplichting om bankuittreksels te bewaren is verdwenen. Dit geldt voor alle zakelijke rekeningen, niet alleen die waarop facturen worden betaald, maar ook voor rekeningen waarvan de betalingen voor aftrek in aanmerking komen.
Ten slotte hebben we nog de kwestie van het kasboek, dat de contante transacties documenteert. Zolang er geen kasboek is, is niet aangetoond dat jij deze contante betalingen hebt gedaan, zelfs als de factuur vermeldt dat deze contant is betaald. Hoewel contante betalingen zeldzamer zijn geworden, is de verplichting om een kasboek bij te houden niet verminder