VME’s of Verenigingen van Mede-eigenaars hebben sinds 2013 een eigen rekeningstelsel en boekhoudkundige verplichtingen. Veelal wordt de boekhouding door de syndicus gevoerd, om de problematiek inzake de opvolging van de budgettering volledig te kunnen doorvoeren.
1. De wettelijke verplichtingen voor een kleine VME
Een kleine VME, met minder dan 20 kavels, dient géén dubbele boekhouding te voeren en is wettelijk in orde met een vereenvoudigde boekhouding. Deze boekhouding moet ten minste een weerspiegeling zijn
van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen, alsook van de mutaties van
beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het
reservekapitaal.
De syndicus van zo’n VME dient dus de volgende documenten op te stellen:
een inkoopdagboek (afrekeningen van de VME)
een financieel dagboek (uittreksels van de rekeningen)
In elk geval dient de syndicus, ook voor een kleine VME, elke boeking uit te voeren aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk opgeslagen in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek.
Deze verantwoordingsstukken dienen 7 jaar bewaard te worden, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting van het boekjaar volgt.
Dit alles dient zo transparant en overzichtelijk mogelijk gedaan te worden, opdat iedere belanghebbende (de commissaris van de rekeningen én de bewoners van de VME) dit voortdurend ter beschikking kan hebben.
Minstens één keer per jaar dient de VME een jaarrekening op te maken.
2. Wat kunnen wij dan doen?
1) controle van de boekhouding als commissaris van de rekening.
Na afloop van de boekhouding die gevoerd wordt door een syndicus gaan we de audit voeren om de juistheid van deze boekhouding aan te tonen. De modaliteiten van deze audit worden vooraf afgesproken.
2) boekhouding voeren van de VME in opdracht van de syndicus
Het is niet verplicht dat de syndicus zelf de boekhouding van de VME doet. Hier kan ook een beroep gedaan worden op een externe. Gezien onze ervaring met VME’s kunnen we hier de syndicus in bijstaan.
Wettelijk is het verboden om zowel de boekhouding te voeren als er de controle op uit te oefenen, dus een combinatie van 1 en 2 is niet mogelijk.