Mag ik mijn factuur ook per e-mail versturen?

Tot 31 december 2009 legde de Belgische btw-administratie strenge voorwaarden op aan het versturen van facturen via elektronische weg.
De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan dienden ten eerste gewaarborgd te worden door middel van een beveiligde elektronische handtekening.
Ten tweede diende de factuur verzonden te worden via een beveiligd EDI -systeem ( Electronic Data Interchange). Door deze strenge voorwaarden werd er weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot elektronische facturatie. Deze strenge voorwaarden werden met ingang van 1 januari 2010 afgeschaft.

Sinds 1 januari 2010 kunnen elektronische facturen onder gelijk welke vorm en via om het even welk communicatiemiddel worden verzonden. Elektronische facturen zijn voortaan volledig gelijk aan papieren facturen. Dus sinds 1 januari 2010 is een e-mail, met in bijlage de factuur ( in pdf) geldig. Een belangrijk basisprincipe is dat elektronische facturen enkel kunnen wanneer de klant daar expliciet akkoord mee gaat. Geen enkele leverancier kan zijn klanten dwingen om op die manier te werken.

Let wel: het is mogelijk dat een elektronische factuur die u vanuit België verstuurt naar een buitenlandse afnemer, in het land van de afnemer niet als geldig document wordt aanvaard. Het gaat om een Belgische wetgeving.

2 Replies to “Mag ik mijn factuur ook per e-mail versturen?”

  1. Beste,

    Vandaag krijg ik een aanmaningsfactuur van een webhostingbedrijf in Nederland. Eerst hadden ze mij een factuur gestuurd ( niet in bijlage ) via e-mail. Hun tweede factuur ( aanmaning +12€) sturen ze naar het adres waar ik sinds januari niet meer woon. Vandaag krijg ik dus de aanmaning (+50€ kosten) per brief op het juiste adres. Kan ik hiertegen in verzet gaan?

    Met vriendelijke groeten
    Dennis W

    1. Ja. Het is aan de leverancier om aan te tonen dat je de factuur hebt ontvangen. Maar, heb je bij de oorspronkelijke factuur via email bevestigd, of is erna nog emailverkeer geweest daaromtrent, dan wordt de factuur als ontvangen gezien. Idem met de factuur naar een vorig adres. Bvb een antwoord met de vraag om die via pdf te versturen, is voldoende om aan te tonen dat die factuur wel degelijk ontvangen werd.

      Let wel. De Nederlandse wetgeving kan hier grondig verschillen met de Belgische. Het feit dat de factuur die zij sturen niet voldoet aan de Belgische BTW-wetgeving is geen grond om niet te betalen! Je moet nog altijd de factuur protesteren, en die vragen naar de Belgische wetgeving. Dit artikel gaat over BTW. Niet over het al dan niet betalen of protesteren van een factuur. Dat is handelsrecht. En de wetgeving van Nederland primeert hier, en over het algemeen is die veel losser in dergelijke verplichtingen dan de Belgische!

Geef een reactie