U bent een onderneming die klantenservice hoog in het vaandel draagt. Een anderstalige klant stuurt u dan ook een factuur in zijn eigen taal, of op zijn minst, in een taal die hij beheerst zoals bijvoorbeeld het Engels. Uw boekhouder waarschuwt u echter dat dit niet correct is. U moet volgens hem de factuur opstellen in de taal van het gebied van uw exploitatiezetel. Klopt dat? Zo ja, hoe lost u deze situatie commercieel gezien op?
Wat zegt de wet?
De boekhouder heeft gelijk. U bent wettelijk verplicht om een factuur op te stellen in de taal van het gebied van uw exploitatiezetel. Dat betekent dus niet noodzakelijk in de taal van het gebied van de maatschappelijke zetel, maar wel in de taal van de plaats waar u effectief handel drijft. Deze verplichting geldt niet wanneer u een factuur uitreikt terwijl u daartoe niet verplicht bent. Denk maar aan een factuur voor de aankoop van een goed dat bedoeld is om privé gebruikt te worden.
Bovendien is deze bepaling enkel van toepassing op de wettelijke verplichte vermelding op uw factuur. Zo zult u bijvoorbeeld steeds de benaming van de geleverde goederen of gepresteerde diensten, hun hoeveelheid en het voorwerp van de diensten moeten vermelden in de taal van het gebied van uw exploitatiezetel.
De algemene voorwaarden die vermeld staan op uw factuur behoren niet tot de wettelijk verplichte vermeldingen. U kan deze dan ook vermelden in de taal van uw klant. Dat is trouwens ook ten sterkste aangeraden. Om deze algemene voorwaarden te kunnen afdwingen moet de klant er immers kennis van hebben kunnen nemen. Zijn deze voorwaarden opgesteld in een taal die uw klant niet beheerst, dan kunt u ze niet afdwingen ten aanzien van uw klant.
En wat als ik de wet niet naleef?
Dat is niet aangeraden. Een factuur die in strijd is met de aangehaalde wettelijke verplichtingen is immers nietig. Deze nietigheid is absoluut omdat de taalverplichting een kwestie van openbare orde is.
Concreet:
Een factuur die niet in de juiste taal werd opgesteld, heeft geen enkele bewijswaarde. Het is alsof die factuur niet bestaat. Een rechter die dergelijke schending van de wet vaststelt, is verplicht om deze schending op eigen initiatief op te werpen, zelfs al werd deze opmerking niet door één van de partijen in het geding opgeworpen. Een ander belangrijk gevolg van deze absolute nietigheid betreft het feit dat u en uw klant hierover niet anders kunnen beslissen. Het is met andere woorden geen oplossing om contractueel overeen te komen om de factuur op te stellen in een taal die niet deze is van het gebied waarbinnen uw exploitatiezetel gevestigd is.
Praktische oplossing
Toch blijft die wettelijke regeling uiterst klantonvriendelijk. Hoe lost u dit op? U zou bijvoorbeeld een factuur kunnen gebruiken waarop alles in twee talen vermeld staat. Overzichtelijker echter is een dubbele factuur. Eén in de taal van uw exploitatiezetel en één in de taal van uw klant.
Indien u al een factuur in de verkeerde taal heeft opgesteld, volstaat het dat u een andere factuur opmaakt in de juiste taal. Het gaat eigenlijk om een vertaling van het oorspronkelijke document. Pas wanneer deze vertaling afgegeven werd, kunt u de betaling van uw factuur afdwingen.
In de praktijk
Een bedrijf met een exploitatiezetel in Vlaanderen moet zijn factuur naar zijn Waalse klant in het Nederlands sturen. Als de Waalse klant geen vertaling ontving en bepaalde meldingen op de factuur niet begrijpt, zal hij de factuur moeten protesteren en om uitleg moeten vragen. Een handelaar die een factuur ontvangt in een andere taal wordt immers geacht deze taal te begrijpen wanneer hij niet protesteert.