Vanaf 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige bedrijven in België verplicht om gestructureerde elektronische facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Een pdf-factuur per e-mail voldoet niet meer. De algemene gedoogperiode (januari-maart 2026) is afgelopen — de FOD Financiën handhaaft de regels nu volledig. Voor self-billing (facturatie door de klant) geldt nog een specifieke tolerantie tot 30 juni 2026.
Wat is e-facturatie en waarom wordt het verplicht?
Een gestructureerde elektronische factuur is geen pdf-bestand, maar een databestand in XML-formaat (Peppol BIS 3.0 / EN 16931). Dat formaat laat boekhoudsoftware toe om de factuurdata automatisch te verwerken — zonder dat een boekhouder het bedrag, de leverancier of het btw-nummer handmatig moet intypen.
De overheid verplicht dit voor twee redenen: efficiëntie (minder fouten, snellere verwerking) en controle (de structuur van de data maakt btw-fraude moeilijker). Vanaf 2028 volgt ook e-reporting: een bijna-realtime doorstroom van transactiedata naar de belastingdienst.
Voor wie geldt de verplichting?
De e-facturatieplicht geldt voor alle btw-plichtige bedrijven in België die zakelijke facturen (B2B) uitsturen. Dat zijn eenmanszaken, vennootschappen, vrije beroepen en vzw’s — voor zover ze btw-plichtig zijn.
Belangrijk: ook ondernemingen die de btw-vrijstelling voor kleine ondernemers toepassen (omzet onder €25.000), vallen in principe onder de e-facturatieplicht. Gebruik de tool op efactuur.belgium.be om te controleren of jouw situatie onder de verplichting valt.
De verplichting geldt niet als je uitsluitend factureert aan particulieren (B2C) én geen facturen ontvangt van Belgische btw-plichtige leveranciers. Wie wél aankopen doet bij Belgische btw-plichtigen, moet in elk geval e-facturen kunnen ontvangen.
B2G (overheidsopdrachten): Al verplicht seit 1 maart 2024 voor facturen op overheidsopdrachten boven ca. €3.000 excl. btw.
B2C (facturen aan particulieren): Niet in scope — je hoeft geen gestructureerde factuur te sturen naar privéklanten.
Wat is het Peppol-netwerk en hoe werkt het?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk van gecertificeerde serviceproviders. Elke deelnemende onderneming heeft een Peppol-ID op basis van het btw-nummer (BE + BTW-nummer = Peppol-ID).
Het werkt als e-mail, maar dan voor gestructureerde facturen:
- Je boekhoudsoftware maakt de factuur aan als UBL XML-bestand
- Het bestand wordt via jouw Peppol-serviceprovider verzonden naar het netwerk
- Het netwerk stuurt het door naar de serviceprovider van de ontvanger
- De boekhoudsoftware van de ontvanger verwerkt de factuur automatisch
Je hoeft zelf geen toegang te vragen tot een overheidsplatform. Alles loopt via je bestaande boekhoudsoftware.
Wat verandert er concreet voor jouw boekhouding?
Uitsturen: Vroeger maakte je een pdf-factuur aan in je software en e-mailde je die. Nu genereert de software een UBL XML-bestand en stuurt het rechtstreeks via Peppol. De workflow in je software verandert weinig — de meeste pakketten hebben dit als standaardfunctie.
Ontvangen: Je boekhoudsoftware heeft een Peppol-inbox. Facturen van leveranciers die via Peppol verstuurd worden, komen rechtstreeks binnen en worden automatisch in de boekhouding geboekt. Geen manuele invoer meer.
Praktisch voordeel voor je boekhouder: Minder manueel werk = minder uren = lagere boekhoudkosten op termijn.
Welke software ondersteunt e-facturatie via Peppol?
De meeste gangbare Belgische boekhoudpakketten ondersteunen Peppol:
- Exact Online — native Peppol integratie
- Yuki — centrale Peppol inbox, doorsturen naar elk boekhoudplatform
- Octopus — volledig Peppol-gecertificeerd
- Bob (Sage BOB 50) — via Peppol-module
- Billit — gefocust op e-facturatie en digitale documentstroom
- Teamleader Focus, Odoo, Dexxter, Accountable — Peppol ingebouwd
- Adsolut, ClearFacts — compatibel
Gebruik je nog manuele Excel-facturen of een niet-gecertificeerde tool? Dan moet je overstappen. Je boekhouder kan je daarin begeleiden.
Fiscaal voordeel: voor KMO’s en zelfstandigen geldt een verhoogde kostenaftrek van 120% op abonnementskosten voor e-facturatiesoftware (van toepassing van 2024 tot 2027).
Hoe registreer je je bedrijf op Peppol?
In de meeste gevallen heb je zelf niets specifieks te doen: je activeert Peppol in je boekhoudpakket. De software regelt de registratie op het Peppol-netwerk automatisch op basis van je KBO/BTW-nummer.
Stap-voor-stap in de meeste software:
- Ga naar de instellingen voor facturatie of e-facturatie
- Activeer de Peppol-optie
- Bevestig je KBO-nummer
- De software genereert je Peppol-ID (BE + btw-nummer)
- Je kunt nu e-facturen versturen en ontvangen
Wat zijn de boetes als je niet in orde bent?
De algemene gedoogperiode van januari tot maart 2026 is voorbij. Vanaf april 2026 legt de FOD Financiën boetes op:
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Eerste overtreding | € 1.500 |
| Tweede overtreding | € 3.000 |
| Derde overtreding en later | € 5.000 per overtreding |
Bijkomend risico: een klant die van jou een niet-conforme factuur ontvangt, kan de btw erop niet recupereren. Dat kan leiden tot geschillen en naheffingen bij je klant.
Veelgestelde vragen over e-facturatie 2026
Is e-facturatie verplicht voor alle bedrijven in België?
Alle btw-plichtige ondernemingen die zakelijke B2B-facturen uitsturen, moeten dit via gestructureerde e-facturatie (Peppol) doen vanaf 1 januari 2026. Ook ondernemingen met een btw-vrijstelling vallen in principe onder de verplichting. Gebruik de tool op efactuur.belgium.be om te controleren of jouw situatie onder de verplichting valt.
Wat is het verschil tussen een pdf-factuur en een gestructureerde e-factuur?
Een pdf-factuur is een visueel document dat handmatig moet worden ingevoerd. Een gestructureerde e-factuur (UBL XML) is een databestand dat boekhoudsoftware automatisch verwerkt. Alleen de gestructureerde variant is geldig voor B2B-transacties in België vanaf 2026.
Hoe registreer ik mijn bedrijf op het Peppol-netwerk?
In de meeste gevallen activeert je boekhoudsoftware dit automatisch via je btw-nummer. Je hoeft geen aparte aanvraag in te dienen bij een overheidsinstantie. Neem contact op met je softwareleverancier of boekhouder als je twijfelt.
Wat als ik te laat ben met e-facturatie — welke boetes riskeer ik?
De boetes lopen van €1.500 (eerste overtreding) tot €5.000 (derde en volgende). Bovendien riskeert je klant de btw niet te kunnen recupereren als hij van jou een niet-conforme factuur ontvangt. De gedoogperiode is afgelopen — de regels worden gehandhaafd.
Moet ik als kleine ondernemer (btw-vrijstelling) ook e-facturen kunnen ontvangen?
Ja. Ook als je de btw-vrijstelling toepast, val je in principe onder de e-facturatieplicht. Raadpleeg de tool op efactuur.belgium.be voor jouw specifieke situatie. Je boekhoudsoftware of boekhouder regelt de technische aansluiting doorgaans automatisch.
Auteur: Alain Carels, boekhouder en fiscaal adviseur bij Carbofisc, Oostkamp. Gepubliceerd: september 2026.
Weet je niet zeker of je boekhoudpakket al klaar is voor e-facturatie? Neem contact op met Carbofisc — we helpen je boekhouding up to date brengen.